Saskaņā ar iepirkuma komisijas 2016.gada 22.decembra sēdes protokolā Nr. KP2016/105U-3 norādīto, pārbaudot Lursoft datu bāzē esošo informāciju par AS “Ventspils tirdzniecības osta” paraksttiesīgajām personām, konstatēts, ka dokumentus minētā uzņēmuma vārdā var parakstīt valdes loceklis kopīgi ar kādu citu valdes locekli vai prokūrists, līdz ar to iepirkuma komisija uzskatīja, ka no tehniskā direktora parakstīta atsauksme, kurai nav pievienota pilnvara par tiesībām tādu parakstīt, nav derīga, kā rezultātā Iesniedzēja piedāvājums nav atbilstošs Konkursa nolikuma 5.7.punkta prasībām.
Iesniegumu izskatīšanas komisija uzskata, ka šāda Pasūtītāja iepirkuma komisijas rīcība, vērtējot Iesniedzēja piedāvājumā iesniegto atsauksmi, ir pārlieku formāla un pieņemtais lēmums ir acīmredzami nepamatots, jo, pirmkārt, Konkursa nolikums neparedz, ka trešo personu dokumentiem, kurus pretendents iesniedz piedāvājumā, ir pievienojams to parakstījušo personu pilnvarojums attiecīgos dokumentus parakstīt, un, otrkārt, Pasūtītājam pēc būtības interesē pretendenta kvalifikācijas esamība kā tāda, nevis tas, cik pareizi vai nepareizi ir noformēts attiecīgais dokuments, konkrētajā gadījumā - atsauksme, par kuras sagatavošanu un juridiski korektu noformēšanu Iesniedzējs nav atbildīgs.
Iesniegumu izskatīšanas komisija norāda, ka Publisko iepirkumu likuma 45.panta mērķis ir novērst pretendentu izslēgšanu formālu trūkumu dēļ un nodrošināt iespējami lielāka pretendentu loka piedalīšanos iepirkuma procedūrā. Tas nozīmē, ka ne jebkuras informācijas trūkums pretendenta piedāvājumā ir pamats automātiskai pretendenta izslēgšanai no turpmākās dalības iepirkuma procedūrā. Iesniegumu izskatīšanas komisija arī norāda, ka konkrētu dokumentu un informācijas saņemšana pati par sevi nav pašmērķis iepirkuma procedūrās, bet gan vienmēr ir saistīta ar pretendenta atbilstības konkrētām iepirkuma procedūras dokumentācijā izvirzītām prasībām izvērtēšanu. Tādējādi, izvērtējot iesniegtajā piedāvājumā ietverto informāciju par pretendentu un ar pretendenta kvalifikācijas apliecināšanu saistītus dokumentus, pasūtītāja primārais mērķis ir pārliecināties nevis par kādas konkrētas informācijas vai dokumenta esamību vai neesamību, bet gan par konkrētā pretendenta kvalifikācijas esamības faktu. Šajā sakarā iesniegumu izskatīšanas komisija pēc analoģijas vērš uzmanību uz Augstākās tiesas Administratīvo lietu departamenta 2010.gada 16.jūlija spriedumā lietā SKA-296/2010 pausto atziņu, ka pretendenta kvalifikācija ir objektīvi pastāvošs fakts, kuru pretendents apliecina ar attiecīgajā iepirkuma procedūrā pieprasītajiem dokumentiem, kuri savukārt var būt vairāk vai mazāk precīzi un saturēt izsmeļošu vai mazāk izsmeļošu informācijas apjomu, savukārt pasūtītāja rīcība, lūdzot dokumentu papildināšanu vai izskaidrošanu, ir likumā tieši paredzēta un nav uzskatāma par vienlīdzības principa pārkāpumu.
Ievērojot minēto, iesniegumu izskatīšanas komisija uzskata, ka konkrētajā gadījumā Pasūtītāja iepirkuma komisijai, rodoties šaubām par Iesniedzēja piedāvājumā iekļauto atsauksmi, saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma 45.panta pirmo daļu bija jāvēršas pie Iesniedzēja vai AS “Ventspils tirdzniecības osta”, lūdzot sniegt papildu informāciju vai skaidrojumus. Līdz ar to iesniegumu izskatīšanas komisija uzskata, ka Iesniedzēja iesniegums šajā daļā ir pamatots.